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さらに拡大。

問いは効率ではない

この捉え方は言葉づかいの問題にとどまりません。最初に取り組むべき対象が変わります。まとめるのに一週間かかる報告書、翻訳する余裕のない資料、探す余裕のない助成の機会です。

資金提供者にとっても職員にとっても重要な点です。人に関わる仕事に効率の語彙を持ち込むことへの警戒には、もっともな理由があります。

時間が戻ってくる領域

最初の候補として強いのは、事務的で、繰り返し発生し、すでに事業の実施と同じ人の時間を奪い合っている業務です。

1. 01

   資金提供者への報告

   資金提供者ごとに、同じ情報の異なる切り口を、異なる期日と様式で求められます。

   AIは、すでに保有している記録から初稿を組み立てられます。職員は確認と、判断を要する部分の執筆に専念できます。

   例

   • 報告書の初稿
   • 数値の様式への転記
   • 提出先ごとの様式変換
   • 活動記録の要約

   時間を生むのは初稿です。判断と、提出内容に対する責任は人が持ち続けます。

2. 02

   相手の言語で届ける

   翻訳とやさしい日本語への書き換えは、「用意されている支援」と「実際に届く支援」とを分けることがあります。

   AIが短時間で初稿を作れることは、少人数の広報体制にとって、実行可能な範囲そのものを変えます。

   例

   • 翻訳の初稿
   • やさしい日本語版
   • 字幕と文字起こし
   • 読みやすい要約

   支援の対象となる方々に届くものは、その言語を話す人が必ず確認してください。初稿は道具であって、公開物ではありません。

3. 03

   集めた情報を読み解く

   現場の記録、自由記述のアンケート、相談記録、意見フォーム。組織が知っていることの多くはここにありますが、まとめて読む時間が誰にもないため、全体としては読まれていません。

   AIは分類し、要約し、傾向を示せます。解釈するのは人です。

   • 私たちがまだ対応できていない声は何か
   • 同じ地域で繰り返し挙がっている課題は何か
   • 事業内容を変えたあと、何が変わったか
   • 報告している内容を、根拠が支えていない箇所はどこか
4. 04

   助成金の情報収集と申請準備

   助成の機会を探し、提供者ごとの要件に合わせて申請書を整える作業は、時間がかかり、繰り返しが多く、事業の実施と直接競合します。

   AIは候補を絞り、要件を抽出し、すでに書いた文章をもとに下書きを作れます。

   例

   • 候補の絞り込み
   • 要件の抽出
   • 過去の申請からの下書き
   • 要件充足の確認表

データに含まれる人々

多くの組織は、異議を申し立てる立場が強くない人々の情報を保有しています。支援の対象となる方、申請者、困難な状況にある方。それは求められる基準を変えます。

• その方々が同意したのは、この用途か。それとも当初の用途だけか
• 出力から、特定されるべきでない人が特定されうるか
• その人について誤った判断がなされたとき、何が起きるか
• この用途を本人に直接説明できるか

最後の問いの答えが「いいえ」であれば、それが結論です。事故の報告書の中で気づくより、いま気づくほうが良いことです。

どこまで任せるか

同じ仕組みでも、任せ方は三段階に分かれます。支援の対象となる方々に届くものについては、下の二つが誠実な選択です。

• 定めた範囲内でAIが実行し、何をしたかを記録する。
• AIが用意し、外に出る前に人が承認する。
• AIは収集と要約までを行い、判断は人が担う。

組織内部の事務であれば、上の段階でも構いません。支援の対象となる方が読むもの、あるいはその方が受け取る内容に影響するものは、そうではありません。

AIにできないこと

• 同意の代わりにはなりません。ある用途への許可は、別の用途への許可ではありません
• 中立ではありません。作られるもとになった資料を、その欠落ごと反映します
• 与えられていない地域や文脈の事情は理解しません
• 資金不足の事業を持続可能にはしません。戻るのは時間であって、資金ではありません
• 説明責任は引き受けません。それは組織に残ります

対象の作業と、その限界を書き出す

理事や資金提供者が読める短い説明を一つ。その仕組みが何をするのか、決して何をしないのか、そして誰が確認するのかです。

• 対象の作業を、狭く具体的に
• 仕組みが参照する情報と、そこから取り除いたもの
• 誰が、何の前に出力を確認するのか
• 単独で判断させてはならないこと
• 効果を判断する指標を一つ

「させないこと」の一行を最初に書いてください。組織を守る部分であり、もっとも暗黙のままにされやすい部分です。

いまのやり方のまま、作業を測る

何かを変える前に、その作業にかかる時間、発生する頻度、担当している人を記録してください。半日の計測が、最後の判断を説明できるものにします。

それは、時間が戻ったことを示せたからではなく「新しそうだから」という理由で道具が使われ続ける、というよくある結末からも組織を守ります。

誰も傷つけない材料で試す

組織内部の資料、過去のデータ、あるいは匿名化した情報を使ってください。パイロットの目的は品質を知ることであり、品質は誰かを晒さずとも判断できます。

• 最初の実行は、内部資料または匿名化した情報で
• 扱いにくい事例が現れる程度の件数で
• すべての出力を確認のために保存する
• 利用する前に、指名された担当者が確認する

現場にもっとも近い人たちと検証する

その作業を担当している職員と一緒に出力を確認してください。適切な場合には、その活動が関わる人々を代表する立場の方とも。

• 誰も気づかなかったであろう形で、誤っていたのはどこか
• 関わる人々を取り違えているように読める箇所はないか
• 全件確認をやめるには、何が必要か
• そもそも行うべきでないことが含まれていないか

最後の問いは、技術的な検討では出てきません。それでも問い、答えを記録してください。

確認を挟んで使い、そのことを伝える

実際の業務で使い始めるときは、出力と影響を受ける人との間に必ず人を置き、利用している事実を明らかにしてください。

• 当初は、すべての出力を人が承認する
• どこでAIを使っているかを、対外的な説明に明記する
• 職員や支援の対象となる方が問題を伝えられる窓口
• 入力と出力の記録。必要な期間を超えて保持しない
• 責任者を指名する

判断する。やめる勇気も持つ

一、二か月後の検証日を決め、測定した基準値に照らして実際に判断してください。

やめることは正当な結論であり、報告できる成果でもあります。慎重に試し、測定し、継続しないと判断できた組織は、資金提供者が求めている判断力をまさに示しています。