01課題
必要な情報の保存場所や担当者が分からない
庁内には多くの資料が保存されていますが、ファイル名や保存場所が統一されていない場合、キーワード検索だけでは必要な情報を見つけられません。
業務の経緯や例外的な対応方法が担当者個人の経験に依存していると、異動や退職の際に知識が十分に引き継がれない可能性があります。
新しく配属された職員が業務を理解するまでに時間がかかることも、自治体業務における課題の一つです。
02解決策
AIが庁内資料を横断検索し、根拠とともに回答
AIが庁内規程、マニュアル、会議資料、過去の対応記録などを検索し、職員からの質問に関連する情報を提示します。
回答だけでなく、参照した資料名や該当箇所を表示することで、職員が原文を確認したうえで業務に利用できます。
例えば、次のような流れを構築できます。
- 1庁内資料の登録
- 2文書の分類・検索準備
- 3職員による質問
- 4AIによる関連情報の検索
- 5根拠資料と回答候補の提示
- 6職員による確認・活用
部署や役職に応じて閲覧権限を設定し、アクセスできる情報を適切に管理します。
03活用例
こんな業務に活用できます
- 庁内規程・業務マニュアルの横断検索
- 過去の対応事例や会議資料の検索
- 業務手順に関する質問への回答支援
- 異動時の業務引き継ぎ支援
- 新任職員の業務学習支援
- 文書の自動分類・タグ付け
- 更新が必要な古い資料の抽出
- 部署・役職に応じたアクセス権限管理
04期待される効果
組織に蓄積された知識を継続的に活用
必要な情報を短時間で見つけられるようにすることで、職員の調査時間を減らし、住民対応や政策実行などの本来業務に集中できます。
担当者が持つ知識を組織のナレッジとして残すことで、異動後も業務の継続性を維持しやすくなります。
Robo Labは、安全なAI検索とアクセス管理を組み合わせ、自治体のナレッジ活用と円滑な業務引き継ぎを支援します。